Chính sách bảo mật

1. Giới thiệu và phạm vi áp dụng

Chính sách bảo mật này mô tả cách Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Vinh Hoa ("chúng tôi") thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn sử dụng ứng dụng Chủ Trọ Tốt trên iOS, Android và website trotot.com.vn (gọi chung là "Dịch vụ").

Chúng tôi là bên chịu trách nhiệm đối với dữ liệu tài khoản của người dùng ứng dụng (chủ trọ, người quản lý tòa nhà). Đối với dữ liệu người thuê do chủ trọ nhập vào ứng dụng, chủ trọ là bên quyết định mục đích và cách thức xử lý; chúng tôi xử lý dữ liệu đó theo chỉ dẫn của chủ trọ (xem mục 7).

Bằng việc tạo tài khoản và sử dụng Dịch vụ, bạn xác nhận đã đọc và đồng ý với chính sách này.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

2.1. Dữ liệu tài khoản của chủ trọ

• Thông tin đăng nhập: email và mật khẩu, hoặc mã xác thực (OTP) gửi qua email hay số điện thoại.
• Thông tin hồ sơ: họ tên, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, số CCCD, ngày cấp, địa chỉ thường trú, ảnh đại diện, chữ ký (dùng để in lên hợp đồng và giấy tờ).
• Thông tin quản trị: danh sách đồng sở hữu do bạn thêm vào, gói dịch vụ đang sử dụng.

2.2. Thông tin tài khoản ngân hàng

Nếu bạn nhập tài khoản ngân hàng để hiển thị mã QR thu tiền trên hóa đơn, chúng tôi lưu tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản, ảnh mã QR và ghi chú thanh toán. Ứng dụng không xử lý giao dịch thanh toán và không có mua hàng trong ứng dụng; việc chuyển tiền diễn ra trực tiếp giữa người thuê và ngân hàng của bạn.

2.3. Dữ liệu người thuê và hoạt động cho thuê do chủ trọ nhập

• Người thuê: họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD, ngày cấp, địa chỉ thường trú, số điện thoại, email, ảnh đại diện, ảnh mặt trước và mặt sau CCCD, ngày bắt đầu cư trú.
• Người thân của người thuê: họ tên, số điện thoại, số CCCD, mối quan hệ.
• Phương tiện: loại xe, biển số.
• Hoạt động cho thuê: tòa nhà, phòng, hợp đồng, đặt cọc, hóa đơn, chỉ số điện nước, phiếu thu chi, ghi chú, ảnh và video phòng.

2.4. Dữ liệu thiết bị

Để gửi thông báo đẩy, ứng dụng lưu trên máy chủ mã thông báo đẩy (Firebase Cloud Messaging) cùng mã định danh thiết bị, tên hoặc kiểu thiết bị và nền tảng (iOS hoặc Android).

2.5. Dữ liệu chỉ lưu trên thiết bị của bạn

Mở khóa bằng sinh trắc học (Face ID, vân tay) do hệ điều hành thực hiện; dữ liệu sinh trắc học không được gửi tới chúng tôi. Phiên đăng nhập được lưu trong bộ nhớ bảo mật của hệ điều hành trên thiết bị.

2.6. Ảnh gửi tới dịch vụ nhận dạng văn bản (tính năng tùy chọn)

Khi bạn chủ động dùng tính năng quét CCCD từ ảnh hoặc quét biên lai, ảnh chuyển khoản, ảnh đó được gửi qua máy chủ của chúng tôi tới nhà cung cấp dịch vụ AI nhận dạng văn bản để trích xuất chữ và điền sẵn vào biểu mẫu. Đây là tính năng tùy chọn; bạn luôn có thể nhập thông tin bằng tay thay vì dùng tính năng này.

2.7. Dữ liệu chúng tôi không thu thập

Ứng dụng không sử dụng SDK quảng cáo, không dùng công cụ phân tích hành vi hay theo dõi người dùng, không thu thập vị trí và không đọc danh bạ của bạn. Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân.

3. Quyền truy cập trên thiết bị

Ứng dụng chỉ xin quyền khi bạn dùng tính năng tương ứng và bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào trong phần cài đặt của hệ điều hành:

• Camera: quét mã QR, chụp ảnh và quay video phòng, chụp CCCD.
• Thư viện ảnh: chọn ảnh có sẵn; lưu ảnh và tệp PDF (hợp đồng, hóa đơn, giấy báo) về máy.
• Micro: ghi âm thanh khi quay video.
• Thông báo: nhận thông báo đẩy về hóa đơn, hợp đồng, công nợ.
• Sinh trắc học: mở khóa nhanh ứng dụng.

Ứng dụng không xin quyền vị trí và không xin quyền danh bạ.

4. Mục đích sử dụng dữ liệu

• Tạo và quản lý tài khoản, xác thực đăng nhập bằng mật khẩu hoặc mã OTP.
• Cung cấp các tính năng quản lý nhà trọ: tòa nhà, phòng, người thuê, hợp đồng, chỉ số điện nước, hóa đơn, công nợ, thu chi, báo cáo.
• Tạo giấy tờ từ dữ liệu bạn nhập: hợp đồng, giấy báo, hóa đơn, tờ khai cư trú CT01.
• Gửi thông báo đẩy tới thiết bị của bạn, ví dụ hóa đơn chưa tạo, hợp đồng sắp hết hạn, công nợ đến hạn.
• Gửi hóa đơn, giấy báo và nhắc nợ tới số Zalo của người thuê khi bạn bật tính năng này.
• Hiển thị mã QR thu tiền của bạn trên hóa đơn.
• Hỗ trợ người dùng, xử lý yêu cầu và khiếu nại.
• Vận hành, giám sát lỗi và bảo đảm an toàn hệ thống.
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

5. Bên thứ ba xử lý dữ liệu

Chúng tôi sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ sau để vận hành Dịch vụ. Họ chỉ xử lý dữ liệu ở mức cần thiết cho dịch vụ mà họ cung cấp:

• Supabase: cơ sở dữ liệu, xác thực tài khoản, lưu trữ tệp (ảnh, tài liệu) và chạy các hàm máy chủ.
• Firebase Cloud Messaging (Google): gửi thông báo đẩy tới thiết bị.
• Zalo (Zalo Official Account, Zalo OpenAPI): gửi mã OTP tới số điện thoại của bạn; gửi hóa đơn, giấy báo và thông báo nhắc nợ tới số Zalo của người thuê khi bạn bật tính năng.
• Nhà cung cấp dịch vụ AI nhận dạng văn bản: trích xuất chữ từ ảnh CCCD, biên lai hoặc ảnh chuyển khoản khi bạn dùng tính năng quét (mục 2.6).
• Công cụ vận hành hệ thống: nhận cảnh báo lỗi kỹ thuật nội bộ của chúng tôi; không gửi nội dung tới người dùng cuối.

Ngoài các trường hợp trên, chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu khi có sự đồng ý của bạn hoặc khi pháp luật yêu cầu.

5.1. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Một số nhà cung cấp nêu trên có thể đặt máy chủ hoặc xử lý dữ liệu ngoài lãnh thổ Việt Nam. Trong trường hợp đó, dữ liệu được chuyển và xử lý theo thỏa thuận giữa chúng tôi với nhà cung cấp và theo quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Lưu trữ và bảo mật

Dữ liệu được lưu trong thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động và trong thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích nêu tại mục 4, hoặc lâu hơn nếu pháp luật yêu cầu. Khi bạn yêu cầu xóa tài khoản, chúng tôi xử lý theo hướng dẫn tại trang Xóa tài khoản và dữ liệu.

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu, bao gồm xác thực tài khoản, phân quyền truy cập theo tài khoản và kiểm soát truy cập vào hệ thống máy chủ. Không có phương thức truyền và lưu trữ nào an toàn tuyệt đối; bạn nên giữ bí mật mật khẩu và bật mở khóa sinh trắc học trên thiết bị.

7. Trách nhiệm của chủ trọ đối với dữ liệu người thuê

Khi nhập dữ liệu người thuê, người thân, phương tiện hoặc hình ảnh vào ứng dụng, bạn là bên kiểm soát dữ liệu đó và chịu trách nhiệm:

• Thu thập dữ liệu một cách hợp pháp, thông báo cho người thuê về việc dữ liệu của họ được lưu trong ứng dụng và có sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.
• Chỉ nhập dữ liệu cần thiết cho việc quản lý cho thuê và khai báo cư trú.
• Cập nhật, sửa hoặc xóa dữ liệu người thuê khi người thuê yêu cầu, bằng các chức năng trong ứng dụng.
• Giữ an toàn tài khoản của bạn để dữ liệu người thuê không bị truy cập trái phép.

Chúng tôi xử lý dữ liệu người thuê theo chỉ dẫn của bạn thông qua các tính năng của ứng dụng. Nếu bạn là người thuê và muốn thực hiện quyền đối với dữ liệu của mình, hãy liên hệ chủ trọ đang quản lý dữ liệu đó; bạn cũng có thể liên hệ chúng tôi theo mục 11 để được hỗ trợ.

8. Quyền của bạn và cách thực hiện

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:

• Quyền được biết và quyền đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu.
• Quyền truy cập, xem và nhận bản sao dữ liệu.
• Quyền chỉnh sửa dữ liệu chưa chính xác.
• Quyền xóa dữ liệu và yêu cầu xóa tài khoản.
• Quyền rút lại sự đồng ý; việc rút lại không ảnh hưởng đến việc xử lý đã thực hiện trước đó.
• Quyền hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu.
• Quyền khiếu nại, tố cáo và yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.

Cách thực hiện: bạn có thể tự xem và chỉnh sửa hồ sơ trong mục Tài khoản của ứng dụng. Với các yêu cầu khác, gửi email tới hotro@trotot.com.vn từ địa chỉ email đã đăng ký hoặc kèm số điện thoại đã đăng ký để chúng tôi xác minh. Hướng dẫn chi tiết cho yêu cầu xóa tài khoản có tại trang Xóa tài khoản và dữ liệu.

9. Trẻ em

Dịch vụ dành cho chủ trọ và người quản lý tòa nhà là người đã thành niên, không hướng tới trẻ em dưới 16 tuổi. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em; nếu phát hiện tài khoản do trẻ em tạo, chúng tôi sẽ xóa tài khoản và dữ liệu liên quan.

10. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi tính năng hoặc quy định pháp luật thay đổi. Bản mới được đăng tại trang này kèm ngày hiệu lực; với thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo thêm trong ứng dụng.

11. Liên hệ

Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Vinh Hoa
Địa chỉ: 51/7 Đường 24, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 386 813 054
Email: hotro@trotot.com.vn
Website: trotot.com.vn